АЛГОРИТМ БРОНИРОВАНИЯ ЗАЯВКИ
Вы с клиентом наконец определились и он готов бронировать тур.
1. Если тур не горящий и места зеленые:
СНАЧАЛА ДЕЛАЕМ ДОГОВОР С ТУРИСТОМ, Подписываем. И далее по списку.
Высылаем договор и АУДИО:
Это наш договор, все детали по туру в Главе 1.
Оплата у нас 30%, остаток фиксируется в валюте и будет оплачиваться по курсу ТУРОПЕРАТОРА в день оплаты. Курс может подниматься или снижаться на пару тенге. Наш туроператор _________.
Перелет у нас AirCAIRO. На борту кормят, багаж на каждого 20кг. Вылет у нас 1 сентября в 11:00 по времени Астаны, 6 ночей с ранним выселением. Обратно в Астане вы будете 10 сентября в 07:00 по времени Астаны.
Отель Альбатрос Палас, Номер у нас Супериор такого типа как на фото. Если все ок, вам нужно будет подписать договор, и даем инструкцию как подписать.
2.Если тур горящий:
-Отлично, высылайте мне ваши паспорта, я проверю сроки. И выставляю вам счет на оплату, в каспи на этот номер выставить счет? Тур горящий поэтому оплата 100%.
*Оплату можно принимать удаленно на 5 разных банков: KASPI, HALYK bank, Jusan Bank, Home Credit Bank, Bank center Credit. Kaspi может выставить Бота, Асель, Вероника. Остальные банки только Бота.
*Если у туриста рассрочка: добавляем проценты по таблице рассрочек, и высчитываем для туриста ежемесячный платеж. Как оформлять рассрочки подоробно расписано далее.
2.1.
Просим туриста отправить вам паспорта, проверяем сроки: с момента приезда туриста на родину, должно оставаться не менее 6 месяцев + запас 2-3 дня минимум. Это важно т.к на границе могут не пропустить или не выпустить из Кз. Паспорта всех туристов должны быть готовыми на руках минимум за 2 дня до вылета.
2.2. Выставляем счет на 100% оплату.
Если вы кассир выставляете сами. Если нет, и вам срочно - можете отправить ссылку на оплату и турист сам вносит точную сумму и оплачивает.
ПОСЛЕ ОПЛАТЫ ПРОСИТЕ:
-После оплаты отправьте пожалуйста чек, и я сразу приступлю к бронированию.
В чеке внимательно смотрим чтобы оплата была с Kaspi Gold (не Каспи РЕД или Каспи Кредит, если только вы заранее не договаривались об этом и не добавили проценты).
Если видите что места последние - делаем скрин желтых стрелок или сколько реально мест осталось – торопим туриста:
-Это правда последние места, в любой момент могут уйти эти цены, поэтому важно прямо сейчас внести предоплату и забронировать. Иначе нам опять нужно будет искать другой тур и отель.
*Если турист опасается скидывать все оплату выставляем счет на 30%, остаток сразу после подтверждения отеля (в этот же день либо на следующий день до 14:00). Так делать нежелательно если чувствуете что турист сложный и может дать заднюю в любой момент. Т.к если отель подтвердит, мы обязаны выкупить тур у туроператора, даже если турист откажется.
2.3. После предоплаты еще раз резюмируем:
Скидываем скрин с точной датой и временем вылета (с турвизор либо с карточки тура), и отправляем фото и описание номера.
Дополняем аудио:
Давайте еще раз пройдемся по деталям: Вылет у нас 1 сентября в 11:00 по времени Астаны, 6 ночей с ранним выселением. Обратно в Астане вы будете 10 сентября в 07:00 по времени Астаны.
Отель Альбатрос Палас, Номер у нас Супериор такого типа как на фото. Все верно? Бронируем?
Это очень важно, так как вы бронируете без договора и деталей, и важно потратить 30 секунд чтобы еще раз пробежаться по главным деталям и согласовать все с туристом.
2.4. БРОНИРУЕМ.
Тщательно проверяем все пункты: время и даты вылета, номер рейса, чтобы совпадал со смежными заявками, отель, тип номера, питание, паспортные данные туристов.
Если турист задает дальше несрочные вопросами – не отвлекаемся и говорим так:
-Давайте сейчас 10 мин я внимательно заполню нашу бронь и после отвечу на все ваши вопросы.
*Если чувствуете что можете ошибиться/не успеть забронировать последние места пишем в рабочий чат с просьбой о помощи! Вам обязательно помогут.
2.5. Сразу после брони делаем скрин экрана где видно номер заявки.
Если это Пегас или Санат там видна цена и комиссия, закрываем эти данные и отправляем туристам со словами:
-Благодарю за доверие ИМЯ, мы успели посадить вашу заявку, около суток ждем подтверждения. Наш туроператор ______, номер заявки вы видите слева сверху, как только отель окончательно подтвердит нашу заявку, я вам сообщу и выставлю счет на остаток. Либо сегодня до вечера, либо завтра.
Далее мы все оплатим туроператору в рабочее время банков, и как сядет оплата отправлю вам все документы с подробными комментариями.
2.6.
После отправления скрина туристу – ПРОВЕРЯЕМ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ В ЗАЯВКЕ: каждую букву и цифру сверяем с паспортом. Если обнаружили ошибку – пишем в лк туроператору по этой заявке, и просим изменить.
Далее не спеша делаем Договор, если еще не делали.
Заносим бронь в СРМ, проставляем все данные: тел туриста, ИИН, детали оплаты, как оплатил турист, себестоимость заявки, когда дата оплаты и остаток(если есть) итд.

*Важно! Торопите туроператора если вылет завтра/послезавтра, старайтесь чтобы туроператор подтвердил в рабочее время банка(пнд-птн с 9:00-18:00), чтобы мы успели оплатить день в день. Например, вы посадили заявку в 16:00, в 17:00 вам подтвердили заявку, вам нужно сразу письмо подтверждения отправить туристу и торопить оплатить остаток до 17:30.
* Торопим туроператора таким сообщением:
-Здравствуйте коллеги! Прошу поторопить отель с подтверждением, вылет завтра. Хотим успеть оплатить сегодня в рабочее время.
2.7.
Когда заявку подтвердили статус заявки поменяется на зеленый с надписью «Доступна для оплаты/Подтверждена».
ВЫСЫЛАЕМ НАШУ ПАМЯТКУ БОТА ТРЭВЕЛ, лист подтверждения (в документах скачиваем, убираем цену и комиссию) и пишем туристу:
-Нашу заявку подтвердили👏 Теперь можем спокойно готовиться к отпуску. Сейчас выставлю вам счет на остаток, важно оплатить сегодня до 17:30, чтобы мы желательно успели получить документы сегодня.
2.8.
После того как турист оплатил 100% и заявка подтверждена – СКАЧИВАЕМ СЧЕТ НА ОПЛАТУ в лк в нашей заявке. Нажимаем Оплата заявки-и далее Скачать счет/Печать счета. Отправляем счет Боте. Ждем галочку. Оплатить важно в рабочее время с пнд-птн до 18:00. Далее этот же счет прикрепляем в СРМ к вашей заявке.

*Счет на оплату нужно скачивать в день оплаты, так как он действителен 1 день , так как курс валюты меняется.
*После оплаты заявки, счет второй раз не скачиваем! Иначе нетто пересчитается по новому курсу.
*Если ваша заявка попала на выходные, доступ к документам открывается под гарантийное письмо туроператору. Шаблон скачиваете и заполняете, отправляете в лк сообщения или почту ТО.
2.9.
После того как заявка оплачена Туроператору по счету, мониторим как сядет оплата. Если банк туроператора и наш банк одинаковый – оплата поступает в течение часа. Если разные банки – оплата сядет в конце рабочего дня ближе к 19:00. Далее бухгалтерия ТО должна разнести платежку, и открыть доступ к документам.
Если время поджимает: Запросите у Боты ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ и отправьте этот файл с сообщением ТО в отдел контроля оплат:
-Здравствуйте коллеги! Заявка полностью оплачена, прикрепляем платежное поручение. Прошу открыть доступ к документам.
Так же на этом этапе ставим в календарь двойное звуковое напоминание для ОНЛАЙН РЕГИСТРАЦИИ на вылет по нашему времени и обратный рейс (учитывайте разницу во времени: в Турции 13:00 – по нашему 15:00). Обязательно внедрите эту привычку, чтобы не забывать. И напоминание из календаря должно прозвучать 2 раза на каждую регистрацию (за 5 мин и в момент события) – чтобы точно не отвлечься и не забыть.
AirAstana – за 36 часов
FlyDubai – за 48 часов
Sunday и Scat – за 24 часа.
Например, Если туристы летят 3 сентября в 11:00 на AirAstana,напоминание должно быть на 23:00 1 сентября(за 36 часов или 1,5 суток). Не забывайте правильно высчитывать заранее и вылет, и обратный рейс.


ПЕРЕД СКАЧИВАНИЕМ ДОКУМЕНТОВ:
ВСЕГДА ПРОВЕРЯЕМ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ ЕСЛИ ЕЩЕ НЕ ПРОВЕРЯЛИ. Если вносились изменения в паспорт – все еще раз перепроверяем.
Занимает 1 минуту, но так вы избежите всех штрафов и ошибок. Если есть хоть капля сомнения – всегда лучше перепроверить.
При скачивании документы выписываются именно на те данные, которые там внесены, даже если есть ошибки. Дальнейшие изменения около 30 евро/паспорт.
2.10. Делаем выдачу документов по шаблону:
-АВИАБИЛЕТЫ
-ВАУЧЕР
-СТРАХОВКИ
-ПАМЯТКУ ТУРИСТА ОТ ТУРОПЕРАТОРА(обязательно, там все особенности страны и консульства)

и отвечаем на все вопросы туриста.
Поздравляю! Вся основная ваша работа окончена.

*Еще для профилактики стоит проверить всех туристов по ИИН на запрет на выезд по ссылке: https://aisoip.adilet.gov.kz/debtors

Просто вносим ИИН, и нажимаем Найти. Если ничего не найдено – все ок. Если высветились данные туриста и стоит ЗАПРЕТ НА ВЫЕЗД – сообщаем туристу, пусть решит до выезда.
Запреты встречаются очень редко, накладывается запрет судом, и люди обычно в курсе запретов, но чтобы не было сюрпризов – лучше проверить.